informazioni sul mondo del lavoro Offerte di lavoro segretaria amministrativa, segreteria amministrazione

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Postato Mercoledì 06 Aprile 2011 alle ore 10:28:47 da Luciano Riccardi
Fra le offerte di lavoro più gettonate sui portali online spicca sicuramente la segretaria amministrativa, figura che assolve un numero imprecisato di compiti alcuni dei quali molto importanti all'interno di ogni azienda e che quasi sempre, a dispetto di tutte le norme sulle pari opportunità, mantiene un carattere essenzialmente femminile.

Offerte di lavoro segretaria amministrativa, segreteria amministrazione Di cosa si occupa una segretaria? Quali sono le sue mansioni?

Come dice la stessa parola "amministrativa" la segretaria è una figura professionale che ha che fare con l'amministrazione di una azienda, vediamo un po' più nel dettaglio cosa si intende allora per amministrazione.
L'amministrazione è un concetto astratto che comprende attività riguardanti sia il cosiddetto "ciclo attivo" (banalmente semplificato in tutto ciò che riguarda la vendita) sia il "ciclo passivo" (tutto ciò che riguarda gli acquisti).

Ogni azienda, a seconda delle sue dimensioni e quindi del numero di addetti, del volume di fatturato e quant'altro provvede ad organizzare le attività da svolgere in "processi", sequenze di azioni più o meno formalizzate (alle volte gestite da software/programmi rigidamente strutturati) che indicano al personale il flusso di lavoro da seguire per portare a compimento una determinata attività. La segretaria è una delle figure maggiormente coinvolte in queste "procedure aziendali" proprio perchè la funzione di queste procedure è semplificare, rendere uniformi, standardizzare le attività che devono essere svolte abitualmente, di routine.

La segretaria amministrativa, spesso chiamata semplicemente segretaria, può svolgere una serie innumerevole di compiti, i principali riguardano:
  • Gestione della contabilità
    • Emissione fatture di vendita
    • Registrazione fatture acquisti
    • Prima nota
    • ...in generale qualunque registrazione di rilevanza economica per l'azienda
  • Gestione appuntamenti
  • Gestione degli ordini (sia di acquisto che di vendita)
..alle volte, soprattutto se l'azienda è piccolina, la segretaria si trova a dover svolgere una serie di mansioni aggiuntive quali possone essere ad esempio la gestione della reception e quindi la ricezione dei clienti, il supporto a professionisti esterni che gestiscono la contabilità e le buste paga, la gestione di problematiche legate all'approvvigionamento di materiali di consumo etc...

Le offerte di lavoro per segretaria amministrativa richiedono alle volte oltre alle necessarie ed imprescindibili competenze in ambito di Office Automation (e quindi ottimo uso del PC e dei programmi del pacchetto Microsoft Office) conoscenze di specifici pacchetti software di gestione della contabilità (software Buffetti, Zucchetti ma anche SAP o altro) oltre ovviamente ad una buona capicità espositiva (spesso la segretaria si troverà a dover scrivere lettere commerciali) ed una certa precisione. Sempre più spesso viene richiesta inoltre la conoscenza della lingua inglese che diventa un requisito essenziale per tutte quelle aziende che intrattengono affari con l'estero.

Il lavoro svolto dalla segretaria viene spesso sottovalutato o dato per scontato, in realtà è una delle attività che hanno il maggior carico di responsabilità a livello aziendale proprio perchè hanno a che fare con attività critiche per l'azienda come la vendita e gli acquisti, anche per questo motivo spesso dover sostituire una brava segretaria non è compito facile per un datore di lavoro.

Per chi intenda intraprendere questa strada nel mondo del lavoro consigliamo innanzitutto di certificare la propria competenza nell'uso del computer e del pacchetto MS Office con la Patente europea del computer (sarà necessario superare un esame con domande inerenti i vari programmi del pacchetto) dopodichè seguire un corso fra i tanti erogati dalle aziende interinali per imparare ad utilizzare software di fatturazione e gestione della contabilità. Per proprio conto si può prendere un po' di confidenza con le formule standard di scrittura per le lettere commerciali per esempio vedendo fra i vari modelli presenti nei programmi di videoscrittura.

Cosa dire di più? Controlla ora tutte le offerte di lavoro per segretaria presenti sul nostro portale, a noi non rimane che augurarti una buona ricerca!
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